Règlement de protection des données de l'ASLOCA Romande

La Fédération romande des locataires (ci-après l’ASLOCA Romande) édicte le règlement suivant en matière de traitement et de protection des données.

1. Champ d’application

Le présent règlement s’applique aux données récoltées par l’ASLOCA Romande ou traitées par elle sur mandat de tiers au sens de l’art. 11 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi sur la protection des données (OLPD ; RS 235.11).

Pour le surplus, la législation suisse sur la protection des données s’applique (loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données, RS 235).

Ce règlement ne s’applique pas à la collecte et au traitement de données par les sections cantonales, lesquelles doivent adopter un règlement propre. Il peut être identique au présent règlement.

L’ASLOCA Romande établira une explication sur la protection des données qui clarifie le présent règlement à l’attention du public.

2. Délégué-e à la protection des données

La personne déléguée à la protection des données au sein de l’ASLOCA Romande est désignée par le comité.

La personne déléguée à la protection des données est responsable de la mise en œuvre et du respect du présent règlement par les organes de l’ASLOCA Romande ou par toutes personnes traitant des données de l’ASLOCA Suisse.

Cette tâche peut être confiée à la personne déléguée à la protection au sein de l’ASLOCA Suisse.

3. Définitions

Dans le présent règlement, on entend par :

• Membres : les personnes physiques ou morales membres des sections cantonales de l’ASLOCA

• Sections : les associations cantonales membres de l’ASLOCA Romande auprès desquelles les membres sont affiliéꞏeꞏs ou celles réunissant des associations régionales auprès desquelles les membres sont affilié.e.s.

• Partenaires commerciaux : les personnes physiques ou morales avec lesquelles l’ASLOCA Romande à un contrat de prestation.

4. Principe de traitement des données et buts

L’ASLOCA Romande traite des données personnelles en principe seulement pour remplir ses buts associatifs tels que définis par ses statuts, exécuter ses tâches statutaires et réglementaires ainsi que pour remplir certaines obligations contractuelles.

L’ASLOCA Romande respecte la législation en matière de protection des données et notamment les principes de la transparence, de la proportionnalité ainsi que de l’affectation au but de récolte. Les données inutilisées doivent notamment être détruites. Les récoltes de données non traitées ne sont pas admises.

L’ASLOCA Romande récolte des données notamment dans les buts suivants :

• La diffusion du journal interne Droit au logement,

• La conduite de campagnes en matière d’initiatives ou de référendums contre des objets fédéraux :

• Des campagnes de sensibilisation dans le domaine du droit du bail et de la politique de logement, notamment en préparation des campagnes du point précédent ;

• La diffusion d’informations pertinentes au sein de l’association ;

• La mise en place et le suivi de formation ou d’échanges interne à l’association ;

• Assurer une présence sur les réseaux sociaux ;

5. Catégories de données personnelles

Sous données personnelles seront comprises toutes les informations qui désigne une personne identifiée ou identifiable.

L’ASLOCA Romande traite en particulier des données personnelles des catégories de personnes suivantes :

• Membres

• Intéressé-e-s

• Abonné-e-s à une newsletter

• Abonné-e-s à la newsletter interne

• Employé-e-s et mandataires de l’ASLOCA Romande

• Secrétaires générales ou généraux des sections et des faîtières linguistiques

• Membres des présidences et des comités des sections et des faîtières linguistiques

• Conseiller-ère-s juridiques des sections

• Membres des groupes de travail interne

• Médias

• Partenaires commerciaux et organisations partenaires

• Les donateurs et donatrices

• Les utilisateurs et utilisatrices de sites internet de campagne

Les catégories principales de données personnelles traitées sont :

• Nom, prénom
• Coordonnées de correspondance postale et électronique
• Téléphone
• Photo

6. Traitement de données de la part de sections / faîtières linguistiques

Les sections cantonales peuvent mettre à la disposition de l’ASLOCA Romande les adresses de leurs membres et sympathisant-e-s pour l’envoi du journal Droit au logement, d’information et de demandes (en particulier, appels aux dons, récoltes de signatures, questionnaire aux membres).

Lorsque l’ASLOCA Romande traite des données des sections, les principes suivants s’appliquent :

• L’ASLOCA Romande obtient l’accord des sections en exposant le but d’utilisation des données.

• Après l’utilisation prévues, les données sont supprimées. Seules les données nécessaires à la poursuite du but seront demandées.

• L’utilisation des données doit être conforme aux statuts de ASLOCA Romande ainsi qu’à ceux des sections ainsi qu’à la volonté exprimée des propriétaires des données (notamment la volonté de ne pas être contacté par mail, etc.).

Lorsque l’ASLOCA Romande traite des données sur mandat des sections sur une longue durée, les règles applicables au traitement des données est analogue à celui pour les données de l’ASLOCA Suisse. Ces données sont traitées conformément au but prévu par le mandat. L’accord se fait par écrit. Lorsque le mandat s’éteint, l’ASLOCA Romande supprime les données.

7. Traitement de données personnelles

Le traitement de données personnelles signifie toute manipulation de donnée personnelle, en particulier la collecte, la conservation, l’utilisation, le remaniement, la communication, l’archivage ou la suppression de données. Le traitement peut être électronique ou peut se faire à la main.

La collecte de données personnelles répond en principe et autant que possible au principe du consentement et après une information complète.
Si la collecte préalable de ce consentement n’est pas possible pour des raisons pratiques et que le travail des données est permis selon les prescriptions légales, le traitement des don-nées est possible également sans consentement.

Les membres consentent au traitement de leur données personnelles avec leur adhésion.

Lorsque l’ASLOCA Romande récolte des données, celles-ci peuvent être transmises aux sections avec le consentement des personnes propriétaires des données

8. Transfert de données personnelles

Les partenaires commerciaux de l’ASLOCA Romande doivent se conformer au standard du pré-sent règlement en matière de protection des données.

9. Participants à la collecte des données

Les participants à la collecte de données sont les catégories suivantes :

• Fournisseur de paiement
• Provider de newsletter
• Provider de mails

10. Durée de conservation des données

Les données personnelles seront traitées seulement aussi longtemps et aussi loin que cela est nécessaire pour remplir le ou les buts pour lesquelles elles ont été récoltées. Les données seront dans tous les cas, supprimées au plus tard après un délai de 10 ans après la fin de leur utilisation. Des données peuvent être conservées passées ce délai dans des copies de sécurités pour des raisons techniques.

11. Sécurité des données

L’ASLOCA prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles des accès indus et des abus.

12. Droit des personnes concernées

Les personnes dont les données personnelles sont traitées ont le droit d’être renseignée sur quelles données sont traitées et qu’elles soient le cas échéant corrigées ainsi que le droit de limiter voire d’interdire le traitement de leurs données.

Les limitations légales ainsi que les intérêts prépondérants qui limitent ces droits sont réservés.

L’interdiction de traitement des données ne doit pas empêcher l’ASLOCA Romande de poursuivre ses buts, notamment pour les personnes membres des présidences, comités ou secrétariat généraux des sections et faîtières linguistiques.

13. Adoption et modification

Le règlement de protection des données de l’ASLOCA Romande est adopté par le comité. Il est envoyé pour information à l’ASLOCA Suisse et aux sections cantonales lors de son adoption et de modifications.

14. Dispositions transitoires

Dès l’entrée en vigueur du présent règlement, L’ASLOCA Romande a un an pour s’assurer que ses partenaires commerciaux mettent en œuvre les standards de protection de données tels que définis.

Le règlement sur la protection des données a été adopté par le comité de l’ASLOCA Romande le 20 décembre 2021 et entre en vigueur le 1er janvier 2022.